Digitale Archivierungspflichten: Sicher & konform mit BriefDiener.de

Die digitale Transformation stellt Kanzleien vor neue Herausforderungen, insbesondere im Bereich der Archivierung. Die gesetzlichen Vorgaben zur digitalen Archivierung sind komplex und die Nichteinhaltung kann zu empfindlichen Strafen führen. Dieser Beitrag beleuchtet die wichtigsten Aspekte der digitalen Archivierungspflichten und zeigt, wie BriefDiener.de Ihnen hilft, diese sicher und effizient zu erfüllen.

Gesetzliche Grundlagen der digitalen Archivierung

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bilden den Kern der digitalen Archivierungspflichten. Die GoBD regeln die Aufbewahrung von steuerrelevanten Dokumenten, während die DSGVO den Schutz personenbezogener Daten im Fokus hat. Beide verlangen eine nachvollziehbare, sichere und unveränderbare Archivierung.

GoBD: Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit

Die GoBD schreiben vor, dass digitale Dokumente für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (in der Regel 6-10 Jahre) lesbar, vollständig und unveränderbar aufbewahrt werden müssen. Eine lückenlose Dokumentation des Archivierungsprozesses ist ebenfalls unerlässlich.

DSGVO: Datenschutz und Datensicherheit

Die DSGVO verlangt zusätzliche Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Dazu gehören die Verschlüsselung von Daten, die Zugriffskontrolle und die Protokollierung aller Zugriffe. Verstöße gegen die DSGVO können zu hohen Bußgeldern führen.

Herausforderungen der digitalen Archivierung

Die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben stellt viele Kanzleien vor Herausforderungen. Die Vielzahl an Dokumenten, unterschiedliche Formate und die Sicherung der Datenintegrität sind nur einige der Hürden. Hinzu kommt die Fristenkontrolle, die sicherstellen muss, dass Dokumente rechtzeitig vernichtet werden.

BriefDiener.de: Ihre Lösung für die digitale Archivierung

Mit BriefDiener.de meistern Sie die Herausforderungen der digitalen Archivierung spielend. Die Plattform bietet Ihnen alle Funktionen, die Sie für eine rechtssichere und effiziente Archivierung benötigen. Melden Sie sich jetzt an: https://briefdiener.de/login

Fristenverwaltung: Nie wieder eine Frist verpassen

Die integrierte Fristenverwaltung von BriefDiener.de erinnert Sie automatisch an wichtige Fristen, sowohl für die Aufbewahrung als auch für die Vernichtung von Dokumenten. So vermeiden Sie rechtliche Risiken und behalten stets den Überblick.

Vorlagenmanagement: Standardisierte Prozesse für mehr Effizienz

Mit dem Vorlagenmanagement von BriefDiener.de erstellen Sie standardisierte Archivierungsprozesse und sparen wertvolle Zeit. So gewährleisten Sie eine einheitliche und konforme Archivierung aller Dokumente.

Mandanten-Download: Sicherer Zugriff für Ihre Mandanten

Ermöglichen Sie Ihren Mandanten den sicheren Zugriff auf ihre Dokumente mit der Mandanten-Download-Funktion. So erhöhen Sie die Transparenz und verbessern die Zusammenarbeit.

Weitere Vorteile von BriefDiener.de

• Revisionssichere Archivierung
• Verschlüsselte Datenübertragung
• Intuitive Benutzeroberfläche
• Umfangreiche Suchfunktion
• Kompatibel mit gängigen Kanzleisoftware

Fazit

Die digitale Archivierung ist eine Pflicht für jede Kanzlei. Mit BriefDiener.de erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen und profitieren von einer sicheren, effizienten und kostengünstigen Lösung. Melden Sie sich jetzt an und erleben Sie die Vorteile selbst!