Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere BriefDiener-Software nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Datenerfassung auf unserer Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Impressum dieser Website entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben.

2. Hosting und Content Delivery Networks (CDN)

Externes Hosting

Diese Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet (Hoster). Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln.

Das Hosting erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Verarbeitete Datenkategorien: Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten, Meta- und Kommunikationsdaten von Interessenten und Besuchern dieser Website.

Betroffene Personen: Besucher der Website.

Zweck der Verarbeitung: Bereitstellung unserer Online-Angebote und Webhosting.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigte Interessen).

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website finden Sie unter Impressum.

4. Datenerfassung in der BriefDiener-Software

Registrierung und Nutzerdaten

Für die Nutzung unserer Briefverwaltungs-Software ist eine Registrierung erforderlich. Dabei erheben wir folgende Daten:

• Name und E-Mail-Adresse (Pflichtangaben)
• Firmenname und Adresse (optional)
• Telefonnummer (optional)
• Nutzungsdaten und Präferenzen
• IP-Adresse und Browser-Informationen
• Login-Zeiten und Nutzungsstatistiken

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Speicherdauer: Die Daten werden gelöscht, wenn der Nutzer sein Konto kündigt oder nach 3 Jahren Inaktivität.

Dokumentendaten

In der Software gespeicherte Briefe, Dokumente und Fall-Akten werden verschlüsselt auf Servern in Deutschland gespeichert. Diese Daten werden ausschließlich für die Bereitstellung der Software-Funktionen verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Speicherdauer: Bis zur Kündigung des Nutzers oder nach 3 Jahren Inaktivität.

KI-Features

Bei der Nutzung der KI-gestützten Briefgenerierung werden Ihre Texte zur Verarbeitung an unsere KI-Partner übertragen. Diese Daten werden nicht dauerhaft gespeichert und nicht für Trainingszwecke verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Speicherdauer: Die Daten werden nach der Verarbeitung sofort gelöscht.

Zahlungsdaten

Zahlungsdaten werden ausschließlich über unseren Zahlungsdienstleister verarbeitet. Wir erhalten keine Kreditkarten- oder Bankdaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

5. Cookies und Tracking

Notwendige Cookies

Wir verwenden technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind:

• Session-Cookies für die Anmeldung
• CSRF-Token für Sicherheit
• Spracheinstellungen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigte Interessen)

Analyse-Cookies

Wir verwenden keine Analyse-Cookies oder Tracking-Tools ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung.

6. Externe Dienste und APIs

KI-Dienste

Für KI-Features nutzen wir externe APIs (Google Gemini). Diese erhalten nur die für die Verarbeitung notwendigen Daten und speichern diese nicht dauerhaft.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Versanddienstleister

Für den Briefversand nutzen wir Pixelletter. Diese erhalten nur die für den Versand notwendigen Daten (Empfänger, Inhalt).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) - Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) - Sie können falsche Daten korrigieren lassen
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) - Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) - Sie können die Verarbeitung einschränken lassen
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) - Sie können Ihre Daten in einem strukturierten Format erhalten
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) - Sie können der Verarbeitung widersprechen
• Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO) - Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

Kontakt für Betroffenenrechte: info@briefdiener.de

8. Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL- bzw. TLS-Verfahren (Secure Socket Layer / Transport Layer Security) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird.

Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert und unterliegen damit dem deutschen und europäischen Datenschutzrecht.

Weitere Sicherheitsmaßnahmen:

• Verschlüsselte Datenübertragung (TLS 1.3)
• Verschlüsselte Datenspeicherung
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Zugriffskontrollen und Authentifizierung
• Regelmäßige Backups
• Monitoring und Logging

9. Datenübermittlung an Dritte

Grundsatz: Wir geben Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter.

Ausnahmen: Datenübermittlung erfolgt nur in folgenden Fällen:

• Bei ausdrücklicher Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Zur Vertragserfüllung mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Bei gesetzlicher Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
• Bei berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Auftragsverarbeitung: Externe Dienstleister verarbeiten Daten nur im Auftrag und nach unseren Weisungen.

10. Speicherdauer

Grundsatz: Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist.

Konkrete Speicherdauern:

• Nutzungsdaten: Bis zur Kündigung + 3 Jahre
• Vertragsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
• Log-Daten: 90 Tage
• Backup-Daten: 90 Tage
• E-Mail-Korrespondenz: 3 Jahre

11. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir verwenden keine automatisierten Entscheidungsfindungsverfahren, einschließlich Profiling, die rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

KI-Features dienen nur der Unterstützung und ersetzen keine menschliche Entscheidung.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen.

Bei wesentlichen Änderungen werden Sie per E-Mail informiert.

13. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden:

Stand dieser Datenschutzerklärung: Juli 2025