Zahlungserinnerung schreiben: Muster für offene Rechnungen
Ein Kunde hat nicht bezahlt, und Sie wollen freundlich, aber bestimmt nachhaken. Die Zahlungserinnerung ist dafür der übliche erste Schritt. Rechtlich ist sie bereits eine Mahnung. Was hineingehört und was sie auslöst.
Das sollten Sie wissen
Zahlungserinnerung oder Mahnung: wo ist der Unterschied?
Rechtlich keiner. Jede eindeutige Aufforderung zur Zahlung nach Fälligkeit ist eine Mahnung. Bleibt die Zahlung danach aus, kommt der Schuldner durch sie in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB).
Der Unterschied liegt im Ton. Die Zahlungserinnerung geht davon aus, dass die Rechnung übersehen wurde, und hält die Kundenbeziehung freundlich. Die Mahnung setzt eine letzte Frist und kündigt Konsequenzen an.
Ist der Kunde schon ohne Erinnerung im Verzug?
Ja, wenn auf der Rechnung ein Zahlungsdatum nach dem Kalender stand, etwa „zahlbar bis 15. Oktober“ (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Dann beginnt der Verzug am Tag danach.
Ohne ein solches Datum gerät der Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hat (§ 286 Abs. 3 BGB).
Was gehört in die Zahlungserinnerung?
Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag und ursprüngliches Fälligkeitsdatum. Dann eine neue, konkrete Zahlungsfrist mit Datum, keine Formulierung wie „umgehend“.
Die Bankverbindung und den Verwendungszweck, damit die Zahlung eindeutig zugeordnet werden kann.
Einen Satz für den Fall, dass sich Brief und Zahlung überschnitten haben. Das vermeidet verärgerte Rückrufe.
Gebühren und Zinsen
Für das Schreiben, das den Verzug erst auslöst, können Sie keine Kosten verlangen, weil der Schuldner da noch nicht im Verzug war. Ab Verzug fallen gesetzliche Verzugszinsen an (§ 288 BGB).
Wer jahrelang Rechnungen schreibt, sollte Belege aufbewahren; mehr dazu im Ratgeber Aufbewahrungsfristen privat.
Musterbrief
So sieht das Schreiben aus. Was in eckigen Klammern steht, füllen Sie im Editor aus. Absender, Datum und das Layout nach DIN 5008 ergänzt BriefDiener.
[Ihr Name], [Straße], [PLZ Ort]
[Ort], [Datum]
Zahlungserinnerung zur Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum]
Sehr geehrte Damen und Herren,
zu meiner Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Offener Betrag in Euro] Euro, fällig am [Fällig am], konnte ich bisher keinen Zahlungseingang feststellen.
Vielleicht ist die Rechnung bei Ihnen untergegangen. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [Neue Zahlungsfrist] auf folgendes Konto: IBAN: [Ihre IBAN] Verwendungszweck: Rechnung [Rechnungsnummer]
Sollten Sie die Zahlung in den letzten Tagen bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Bei Fragen zur Rechnung melden Sie sich gern bei mir.
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
[Ihr Name]
Diese Angaben brauchen Sie
- Rechnungsnummer
- Die Nummer der offenen Rechnung.
- Rechnungsdatum
- Das Datum, das auf der Rechnung steht.
- Offener Betrag in Euro
- Nur die Zahl, z. B. 1.250,00. Bei einer Teilzahlung den Restbetrag.
- Fällig am
- Das Zahlungsziel laut Rechnung, z. B. "zahlbar bis 15.10.2026".
- Neue Zahlungsfrist
- Ein konkretes Datum. Lassen Sie nach Zugang des Briefs genug Zeit für die Überweisung, etwa ein bis zwei Wochen.
- Ihre IBAN
- Das Konto, auf das gezahlt werden soll.
Häufige Fragen
Wie lange sollte die neue Zahlungsfrist sein?
Das Gesetz schreibt keine Dauer vor. Nennen Sie ein konkretes Datum und lassen Sie nach Zugang des Briefs genug Zeit für eine Überweisung, etwa ein bis zwei Wochen.
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?
Für den Verzug reicht eine (§ 286 Abs. 1 BGB). Weitere Mahnungen schreibt das Gesetz nicht vor. Wer die Kundenbeziehung schonen will, schickt nach der Zahlungserinnerung noch eine Mahnung mit letzter Frist.
Brauche ich ein Einschreiben?
Vorgeschrieben ist es nicht. Weil der Verzug vom Zugang der Mahnung abhängen kann, ist ein Nachweis im Streitfall hilfreich. Vergleichen Sie die Varianten im Ratgeber Einschreiben oder normaler Brief.
Kann ich die Zahlungserinnerung an eine Privatperson schicken?
Ja. Bei Verbrauchern beginnt der Verzug ohne Mahnung aber nur nach dem Kalenderdatum auf der Rechnung oder, wenn die Rechnung darauf hinwies, nach 30 Tagen (§ 286 Abs. 2 und 3 BGB).